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年会策划的费用及其注意事项

作者:鼎昇传媒    发布时间:2019-05-13 16:13

  大家都知道,年会是一个企业总结经验,增强公司凝聚力的活动,因此一个成功的年会对企业的发展有很好的促进作用,那么我们应该怎样策划公司年会呢?以及策划时有哪些注意事项呢?下面我们就来详细了解下。


 

  年会策划需要哪些费用:


  1、交通费用 交通费用可以细分为:


  (1) 企业年会期间交通费用--主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。


  (2) 欢送交通及返程交通--包括航班、高铁、公路及住宿地至机场、车站交通费用。


  2、企业年会室/厅费用 具体可细分为:


  (1) 企业年会场地租金--通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内--比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。


  (2) 企业年会设施租赁费用--此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。


  值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的企业年会服务公司志存文化咨询,以便获得适宜的性价比),否则可能影响企业年会的进行。另外,这些企业年会设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。


  (3) 企业年会会场布置费用--如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的企业年会服务商志存文化协商。


  (4) 其他支持费用--这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、保健、媒介、公共关系等。


 

  年会策划的注意事项:


  1、明确各自职责分工,做好分内之事,避免多头指挥。


  2、会议要有突出的特色,避免与同行业的竞业者重复。


  3、活动方案应尽策划并经审核确定。如需要求国外、境外人士参加的,应提前3个月发出邀请。


  4、大型年会的参加人员较多,需要设置专门的到会人员身份验证以及签到工作。


  5、参会人员进场需要一定的时间,因此至少提前2-3小时进行入场整理工作。


  6、会议开幕期间,应派专人疏散交通,避免交通堵塞的原因,造成时间拖延。


 

  以上关于“年会策划需要哪些费用及注意事项”的介绍,希望能给您带来帮助。

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