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年会策划的预算情况与策划要注意的问题介绍

作者:鼎昇传媒    发布时间:2019-05-13 16:13

大家都知道,年会是一个企业总结经验,增强公司凝聚力的活动,因此一个成功的年会对企业的发展有很好的促进作用,那么我们应该怎样策划公司年会呢?以及策划时有哪些注意事项呢?下面我们就“年会策划的预算情况与策划要注意的问题介绍”来详细了解下。



【年会策划需要哪些费用】


年会的预算是怎样预估?这是很多企业领导心里没有底的事,这里年会策划公司为大家介绍企业年会活动策划预算,希望能够帮助到您。 制订完善的年会活动计划确定必须要做的事项以满足年会活动的需要并达到年会活动预期目标。制定可行预算或按既定预算安排有关工作;确定各项工作的时间安排。 企业年会活动策划预算如何规划? 年会活动策划预算包括以下几个方面: 



1、交通费用 交通费用可以细分为: 


(1) 企业年会期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。


(2) 欢送交通及返程交通——包括航班、高铁、公路及住宿地至机场、车站交通费用。 


2、企业年会室/厅费用 具体可细分为:


(1) 企业年会场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 


(2) 企业年会设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。


值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的企业年会服务公司志存文化咨询,以便获得适宜的性价比),否则可能影响企业年会的进行。另外,这些企业年会设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。 


(3) 企业年会会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的企业年会服务商志存文化协商。 


(4) 其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、保健、媒介、公共关系等。


【年会策划的注意事项】


大型年会活动是某些大型企业或者大型社会团体一年一度的“家庭盛会”。大型年会活动策划涉及层面较广,在执行过程中稍不注意就会出现问题,实施情况比较复杂,难度也比较大。如何避免年会中出现这种不必要的小问题呢?提醒您有些问题还需要多加注意。



1、明确各自职责分工,做好分内之事,避免多头指挥。


2、会议要有突出的特色,避免与同行业的竞业者重复。


3、活动方案应尽策划并经审核确定。如需要求国外、境外人士参加的,应提前3个月发出邀请。 


4、大型年会的参加人员较多,需要设置专门的到会人员身份验证以及签到工作。


5、参会人员进场需要一定的时间,因此至少提前2-3小时进行入场整理工作。


6、会议开幕期间,应派专人疏散交通,避免交通堵塞的原因,造成时间拖延。 


7、对于参会特别邀请的领导、嘉宾需由专人陪同,提供专用的休息区域。


8、会议所要用到的物资应该提前列出清单,交由专人保管和落实处理,避免物资遗漏或丢失。 


9、大会需要采用PPT幻灯片播放的,应该在会议开始前就安排上传到专用的PPT管理系统,通过试片室控制现场的播放与进度,维持大会日程的顺利进行。 


10、设置醒目的提醒标牌,提示参会人员将手机调为静音或关机状态。 


11、有序地组织进场与离场,避免人员涌进与涌出带来的现场混乱和安全隐患。 做到以上这些,在会议展开时定会达到满意的效果、取得圆满的成功。


以上关于“年会策划需要哪些费用”和“年会策划的注意事项”的介绍,希望能让您了解“年会策划的预算情况与策划要注意的问题介绍”带来帮助。

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