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会议活动举办的服务准备及流程介绍

作者:鼎昇传媒    发布时间:2019-09-23 09:17

    每次会议活动的成功举行,都离不开服务人员的精心准备和设计,活动形式不同时,所进行的各种项目也不一样,活动行项也存在着很大的差异,今天小编就给大家分享下会议活动举办时的服务准备工作及流程介绍,一起来看看吧!

 

 

    会议活动举办的服务准备:

 

    1、与会议主办者洽谈。

 

    2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

 

    3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

 

    4、与会议主办者确认会议接待方案。

 

    5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

 

    6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

 

    7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

 

    8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

 

 

    会议活动举办的流程:

 

    第一步:沟通,在此阶段,将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。

 

    第二步:策划,根据会议的目的,会议服务公司策划设计方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性。

 

    第三步:考察,在双方进一步取得互信后,会议公司一般会安排委托方到目的地考察提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

 

    第四步:确定,这个时间需要的是耐心与细致得确认会议内容及预案,尽可能把方案细节确认,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

 

    第五步:执行,执行协议,这个环节就是会议举办的过程。会议服务公司会根据之前的策划方案,全称跟踪会议的进展,以便确保会议的顺利进行。

 

    第六步:结算,双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。

 

 

    希望小编今天的分享可以帮到大家,如果你还想了解其它相关知识,可以继续关注我们!

 

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