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会议活动的策划方法及其举办的利益特点

作者:鼎昇传媒    发布时间:2019-09-29 09:13

     会议活动很难策划,这是很多策划人员都会产生的心声,因为不管大小的会议,都有必须要经过的流程,哪些人进行发言,发言时间怎么控制都是需要仔细斟酌的。那么,举办会议活动时要如何进行策划,在举行的时候有哪些礼仪特点呢?和小编一起去看看吧。


 

    会议活动的策划方法:


    1、要结合公司的经营方向,做出当地的市场背景分析。通过分析,了解顾客的心理,让消费者有兴趣参加本公司的活动。这样,会议就会成功。

    2、选好会议的主题,也是一个很重要的方面,就像人的脸一样漂亮,就比较容易弄利用顾客的好奇心,来吸引消费者。

    3、弄清楚公司要组织活动的目的,是要打响自己的品牌,还是主要为了在现场销售?总之,要能发挥最大作用,让会议活动确认好适合自己的目的。

    4、会议活动中的关键,就是内容和程序,如果这两个方面没有做好的话,会直接导致会议已失败告终。

    活动所需要的材料;需要进行会议的地点;会场的人员必须要提前熟悉流程;要做好,投资的费用的分析和预算;预防突发情况的会议活动应急,如此周密的行为,最后一定会取得会议的胜利。


 

    会议活动策划的礼仪特点:


    (一)规范性。

    1、布置规范:具体体现在座次摆放、鲜花摆放、便笺摆放、茶杯摆放等方面均应按礼仪规范布置,体现礼宾次序及会议档次。

    2、程序规范:具体体现为会议服务的各项程序、流程都是事先确定、事先计划的,重要的部分还要通过主办方反复审核。接待服务中,对礼仪服务人员应进行分工。接站、签到、引领等各个环节都有规范安排,并根据经验以及主办方的要求提供了相应的预案。这样才能做到会议服务中忙而不乱。

    (二)灵活性。

    1、会议服务虽是按计划进行,各项流程都有条不紊,但也会常常出现一些突发情况:如临时有电话或有事相告参会人员,工作人员应走到其人身边,轻声转告;如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知、避免工作人员在台上频繁走动和耳语而分散他人注意力,影响会议效果。

    若会场上因工作不当发生差错,工作人员应不动声色,尽快处理,不能惊动其他人,更不能慌慌张张、来回奔跑以免影响会议气氛和正常秩序。

    2、注意调整会议室的温度、湿度,创造一个舒适的环境。会议厅中的温度,夏天一般宜控制在24℃一25℃,冬天在20℃一22℃之间为宜。

    (三)时间性。

    1、一般会议的时间性很强,都强调准时开始,准时结束。由此制定的服务方案也应体现出这样的特点。以时间段来划分接待方案,保证专人定时服务到位。

    2、一方面强调会议的时间性,一方面又要对会议的延时、会议的改期做各种相应的预案;与此同时,会议前的准备工作也应根据时间计划准时优质完成,如会议资料的准备、会议场所的布置、会议设备的调试等。如果该完成的时间内没有完成,则势必给会议服务工作带来不便。

 
    相关的介绍就先到这里,希望对大家有所帮助。想要了解更多关于这方面的知识,请继续关注我们!
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